قراءة وفهرسة الفواتير والإيصالات والنماذج نيابة عنك، دون الحاجة لإدخال بياناتها يدوياً.
يصوّر الموظفون الإيصالات فيقرؤها النظام، ويستخرج التاجر والمبلغ والضريبة والتاريخ، ويصنّف كل مصروف وفق حساباتك وسياستك، ويسجّله في نظام المصروفات. وتُحال الإيصالات المخالفة للسياسة أو المكررة إلى مراجع قبل السداد.
يستقبل كشوف حسابات الموردين الشهرية ويطابق كل فاتورة وإشعار دائن ودفعة مدرجة مع دفتر الحسابات الدائنة لديك، لكشف الفواتير المفقودة والبنود المدفوعة بأقل من قيمتها والرسوم المكررة. وتُجمع الفروقات في ورقة عمل جاهزة للاعتراض وتُحال إلى موظفي الحسابات الدائنة.
يجمع فواتير الكهرباء والغاز والمياه والاتصالات عبر جميع المواقع، ويستخرج مكونات الاستهلاك والتعرفة والرسوم، ويدققها مقابل التعرفات المتعاقد عليها وخطوط الأساس التاريخية. ويُشار إلى أخطاء الفوترة والاستهلاك غير المعتاد لاستردادها وضبط التكاليف.
يحلّل فواتير الشحن والطرود من شركات النقل، ويطابق رسوم كل شحنة مع عقد الأسعار والرسوم الإضافية والحجز الأصلي، ويشير إلى الرسوم الزائدة والفواتير المكررة والرسوم الإضافية غير المسموح بها. وتُرحَّل الفواتير السليمة إلى المحاسبة بينما تُجهَّز الاعتراضات لشركة النقل.
يطابق تلقائيًا أوامر الشراء ومذكرات استلام البضائع وفواتير الموردين على مستوى البنود، مع هامش تسامح لفروقات الكمية والسعر وفق حدود قابلة للضبط. وتُعتمد المجموعات المتطابقة بالكامل تلقائيًا للدفع، بينما تُحال الفروقات إلى قسم المشتريات مع إبراز البنود غير المتطابقة بدقة.
يلتقط أوامر الشراء الواردة بصيغة PDF أو عبر البريد الإلكتروني أو EDI ويحوّلها إلى أوامر بيع منظمة، مع التحقق من رموز المنتجات (SKU) والأسعار والتوفر قبل إنشاء الطلب في نظامك. وتُحتجز رموز المنتجات غير المطابقة أو تعارضات الأسعار لمراجِع من فريق عمليات المبيعات.
يرقمن مذكرات استلام البضائع في المستودع وإيصالات التسليم، ويستخرج الكميات المستلمة لكل بند، ويطابقها مع أوامر الشراء المفتوحة لإقفال الاستلامات الجزئية أو الإشارة إليها. وتُصعَّد حالات التسليم الناقص والزائد مع إرفاق أدلة مصورة.
يفحص مستودع عقودك لاستخراج شروط التجديد وفترات الإشعار والانتهاء، ثم يبني تقويمًا استباقيًا ينبّه المسؤولين قبل كل موعد تجديد تلقائي ونافذة إنهاء. وتُحال التواريخ الملتبسة أو الناقصة لتأكيدها من شخص مختص.
يستخرج الشروط الاقتصادية والقانونية الرئيسية من عقود الإيجار التجارية — الإيجار الأساسي، والزيادات، ورسوم صيانة المناطق المشتركة (CAM)، والخيارات، وشروط الإشغال المشترك، والتواريخ الحرجة — في ملخص موحد لكل عقار. وتغذي الملخصات أنظمة محاسبة الإيجارات والمحافظ العقارية مع الإشارة إلى صفحة المصدر لكل حقل.
يجمع شهادات التأمين من الموردين والمقاولين من الباطن، ويستخرج أنواع التغطية وحدودها وتواريخ انتهائها، ويتحقق منها مقابل متطلباتك التعاقدية. وتُطلق الشهادات غير المطابقة أو التي توشك على الانتهاء متابعة آلية وتعليقًا لأغراض الامتثال.
خط معالجة قابل للضبط يرقمن النماذج المنظمة المكتوبة بخط اليد — الاستبيانات، والتقارير الميدانية، وأوراق الطلبات — باستخدام قوالب التخطيط والتعرف على الكتابة اليدوية، ثم يتحقق من البيانات ويصدّرها إلى أنظمتك. وتوضع الخانات منخفضة الثقة في قائمة انتظار لإدخالها يدويًا بسرعة.
يحلل كشوف الحسابات المصرفية والبطاقات من أي مؤسسة إلى معاملات موحدة، ويصنّفها، ويطابق الأرصدة والتدفقات. وتغذي المخرجات مسارات عمل مسك الدفاتر والمطابقة لديك مع الإشارة إلى الحالات الشاذة والفجوات للمراجعة (ولا تُستخدم لقرارات الائتمان أو القدرة على السداد).
يستخرج تفاصيل الشاحن والمرسَل إليه والحاوية والوزن والبضاعة من بوالص الشحن بأي صيغة، ويتحقق منها مقابل بيانات الحجز والشحنة. وتُحال الفروقات والحقول الناقصة إلى فريق العمليات قبل تحرك الشحنة.
يطابق قوائم التعبئة مع الفواتير التجارية وأوامر الشراء بندًا بندًا، ويتحقق من الكميات والأوصاف والقيم عبر مجموعة المستندات التجارية. ويُشار إلى حالات عدم التطابق التي قد تعطّل التخليص الجمركي أو الدفع قبل الشحن.
يلتقط مستندات إثبات التسليم الموقّعة والصور من السائقين، ويستخرج حالة التسليم والاستثناءات والتواقيع، ويطابقها مع الطلبات المُرسَلة. ويُشار إلى حالات التسليم التالف أو الناقص وتُربط بالطلب لأغراض المطالبات.
يستخرج شهادات المنشأ والشهادات الصحية النباتية وشهادات المطابقة ويتحقق منها مقابل الشحنة وقائمة تحقق المستندات لكل وجهة التي يحتفظ بها فريق التجارة لديك. وتؤدي الشهادات الناقصة أو المنتهية أو غير المطابقة إلى حجز ومتابعة مع المورد ليحلها فريقك.
يسحب الأرقام من أنظمة المحاسبة والمستندات المصدرية، ويملأ قوالب التقارير بتحليل الانحرافات والسرد، وينتج تقارير مالية جاهزة لمجلس الإدارة وفق الجدول الزمني. ويتم الإبلاغ عن مشكلات جودة البيانات والانحرافات غير المبررة قبل النشر.
يجمع بيانات الاستدامة من فواتير المرافق والفواتير وسجلات الموارد البشرية ومستندات الموردين، ويربطها بمقاييس أطر التقارير، ويجمع حزمة بيانات أولية منظمة حسب مقياس الإطار ليراجعها مسؤول الاستدامة والمدقق لديك. ويُشار إلى نقاط البيانات الناقصة وعدم اتساق الوحدات للمسؤولين عنها.
يجمع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والبيانات المالية وتحديثات الأقسام من الأنظمة والمستندات المقدَّمة، وينسّقها في قالب حزمة مجلس الإدارة، وينتج حزمة ذات إصدارات جاهزة للتوزيع. وتتم متابعة الأقسام المتأخرة أو المفقودة تلقائيًا قبل الموعد النهائي.
يستخرج تصنيفات المخاطر والتركيب وطرق المناولة وحدود التعرض من صحائف بيانات السلامة إلى جرد كيميائي منظم، ويفحص كلاً منها مقابل حدود الموقع التي يضعها فريق البيئة والصحة والسلامة لديك. ويُشار إلى المواد التي تتجاوز الحدود والصحائف المنتهية لفريق البيئة والصحة والسلامة.
يحلّل شهادات التحليل الواردة من الموردين، ويستخرج كل معيار تم اختباره ونتيجته، ويتحقق منها مقابل حدود المواصفات الخاصة بك لكل مادة ودفعة. وتؤدي المعايير الخارجة عن المواصفات أو المفقودة إلى تعليق للجودة وإخطار المورّد.
يقرأ الرسومات الهندسية لاستخراج البيانات الوصفية لكتلة العنوان والمراجعات وقوائم المواد (BOM)، ويطابق قائمة المواد مع السجل الرئيسي للأصناف في نظام PLM/ERP. ويتم الإبلاغ عن التباينات والمراجعات غير الخاضعة للرقابة إلى فريق الهندسة.
يرقمن تذاكر العمل الميداني والسجلات اليومية وأوراق العمل الواردة من الطواقم، ويستخرج العمالة والمعدات والمواد المستخدمة لكل مهمة، ويطابقها لأغراض الفوترة وتتبع التكاليف. ويتم الإبلاغ عن الموافقات المفقودة وحالات الشذوذ في الكميات قبل إصدار الفواتير.
يرقمن تقارير فحص المباني والسلامة والمعدات وقوائم التحقق الخاصة بها، ويستخرج النتائج ودرجات الخطورة والصور، وينشئ بنود معالجة قابلة للتتبع في نظام الصيانة. وتؤدي العيوب الحرجة إلى تنبيهات فورية.