Rechnungen, Belege und Formulare werden für Sie gelesen und abgelegt, ohne dass Sie diese manuell eingeben müssen.
Mitarbeitende fotografieren Belege, und das System liest sie aus, erkennt Händler, Betrag, Steuer und Datum, ordnet jede Ausgabe Ihren Konten und Richtlinien zu und legt sie im Spesensystem ab. Richtlinienwidrige oder doppelte Belege werden vor der Erstattung zur Prüfung markiert.
Übernimmt monatliche Kontoauszüge von Lieferanten und gleicht jede aufgeführte Rechnung, Gutschrift und Zahlung mit Ihrem Kreditorenbuch ab, um fehlende Rechnungen, zu gering bezahlte Posten und doppelte Belastungen aufzudecken. Abweichungen werden in einem Arbeitsblatt zusammengestellt, das sich direkt für Reklamationen eignet, und an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet.
Sammelt Strom-, Gas-, Wasser- und Telekommunikationsrechnungen aller Standorte, extrahiert Verbrauch, Tarif und Entgeltbestandteile und prüft sie anhand der vertraglich vereinbarten Tarife und historischer Referenzwerte. Abrechnungsfehler und auffälliger Verbrauch werden zur Rückforderung und Kostenkontrolle markiert.
Liest Fracht- und Paketrechnungen von Spediteuren aus, gleicht jede Sendungsgebühr mit dem Tarifvertrag, den Nebenleistungen und der ursprünglichen Buchung ab und markiert Überberechnungen, doppelte Rechnungen und unzulässige Zuschläge. Saubere Rechnungen werden in die Buchhaltung gebucht, während Streitfälle für den Spediteur aufbereitet werden.
Gleicht Bestellungen, Wareneingangsscheine und Lieferantenrechnungen automatisch auf Positionsebene ab und toleriert Mengen- und Preisabweichungen anhand konfigurierbarer Schwellenwerte. Vollständig abgeglichene Vorgänge werden automatisch zur Zahlung freigegeben, während Abweichungen mit hervorgehobenen, genau betroffenen Positionen an den Einkauf gehen.
Erfasst eingehende Bestellungen, die als PDF, E-Mail oder EDI eintreffen, und wandelt sie in strukturierte Kundenaufträge um, wobei SKUs, Preise und Verfügbarkeit geprüft werden, bevor der Auftrag in Ihrem System angelegt wird. Nicht zuordenbare SKUs oder Preiskonflikte werden für eine prüfende Person im Vertriebsinnendienst zurückgehalten.
Digitalisiert Wareneingangsscheine und Lieferscheine aus dem Lager, extrahiert die erhaltenen Mengen je Position und gleicht sie mit offenen Bestellungen ab, um Teillieferungen abzuschließen oder zu markieren. Unter- und Überlieferungen werden mit beigefügten Fotonachweisen eskaliert.
Durchsucht Ihr Vertragsarchiv nach Verlängerungs-, Kündigungsfrist- und Ablaufbedingungen und erstellt daraus einen vorausschauenden Kalender, der die Verantwortlichen vor jeder automatischen Verlängerung und jedem Kündigungsfenster benachrichtigt. Unklare oder fehlende Daten werden zur Bestätigung durch einen Menschen weitergeleitet.
Extrahiert die wesentlichen wirtschaftlichen und rechtlichen Bedingungen aus gewerblichen Mietverträgen – Grundmiete, Staffelungen, Nebenkosten (CAM), Optionen, Co-Tenancy-Klauseln und wichtige Termine – in eine standardisierte Zusammenfassung je Objekt. Die Zusammenfassungen fließen mit Quellenangabe der Seite für jedes Feld in Leasingbilanzierungs- und Portfoliosysteme ein.
Sammelt Versicherungsnachweise von Lieferanten und Subunternehmern, extrahiert Deckungsarten, Deckungssummen und Ablaufdaten und prüft sie anhand Ihrer vertraglichen Anforderungen. Nicht konforme oder ablaufende Nachweise lösen eine automatische Nachverfolgung und eine Compliance-Sperre aus.
Eine konfigurierbare Pipeline, die strukturierte handschriftliche Formulare – Umfragen, Außendienstberichte, Bestellbögen – mithilfe von Layoutvorlagen und Handschrifterkennung digitalisiert und die Daten anschließend validiert und in Ihre Systeme exportiert. Zellen mit geringer Erkennungssicherheit werden zur zügigen manuellen Erfassung in eine Warteschlange gestellt.
Liest Bank- und Kartenauszüge beliebiger Institute in normalisierte Transaktionen ein, kategorisiert sie und gleicht Salden und Zahlungsflüsse ab. Die Ausgabe fließt in Ihre Buchhaltungs- und Abstimmungsprozesse ein, wobei Auffälligkeiten und Lücken zur Prüfung gekennzeichnet werden (nicht für Kredit- oder Bonitätsentscheidungen verwendet).
Extrahiert Angaben zu Versender, Empfänger, Container, Gewicht und Ladung aus Konnossementen in jedem Format und prüft sie anhand der Buchungs- und Sendungsdaten. Abweichungen und fehlende Felder werden an das Operations-Team weitergeleitet, bevor die Sendung abgeht.
Gleicht Packlisten Position für Position mit Handelsrechnungen und Bestellungen ab und prüft Mengen, Beschreibungen und Werte über den gesamten Satz an Handelsdokumenten. Abweichungen, die Zollabfertigung oder Zahlung aufhalten würden, werden vor dem Versand markiert.
Erfasst unterschriebene Liefernachweise und Fotos von Fahrern, extrahiert Zustellstatus, Ausnahmen und Unterschriften und gleicht sie mit den versandten Aufträgen ab. Beschädigte oder unvollständige Lieferungen werden markiert und für Reklamationen mit dem Auftrag verknüpft.
Extrahiert und prüft Ursprungszeugnisse, Pflanzengesundheitszeugnisse und Konformitätsbescheinigungen im Abgleich mit der Sendung und der von Ihrem Außenhandelsteam gepflegten Dokumenten-Checkliste je Bestimmungsland. Fehlende, abgelaufene oder nicht übereinstimmende Bescheinigungen lösen eine Sperre und eine Nachfrage beim Lieferanten aus, die Ihr Team klärt.
Übernimmt Zahlen aus Buchhaltungssystemen und Quelldokumenten, füllt Berichtsvorlagen mit Abweichungsanalysen und erläuterndem Text und erstellt termingerecht vorstandsfertige Finanzberichte. Probleme mit der Datenqualität und ungeklärte Abweichungen werden vor der Veröffentlichung markiert.
Sammelt Nachhaltigkeitsdaten aus Versorgerrechnungen, Eingangsrechnungen, Personalunterlagen und Lieferantendokumenten, ordnet sie den Kennzahlen des Berichtsrahmens zu und stellt ein nach Rahmenkennzahlen gegliedertes Entwurfsdatenpaket zur Prüfung durch Ihre Nachhaltigkeitsverantwortlichen und Ihren Prüfer zusammen. Fehlende Datenpunkte und uneinheitliche Einheiten werden für die jeweiligen Verantwortlichen gekennzeichnet.
Sammelt KPIs, Finanzdaten und Updates der Abteilungen aus Systemen und eingereichten Dokumenten, formatiert sie in die Vorlage für die Vorstandsunterlagen und erstellt ein versioniertes, verteilungsfertiges Paket. Bei verspäteten oder fehlenden Abschnitten wird vor der Frist automatisch nachgefasst.
Extrahiert Gefahreneinstufungen, Zusammensetzung, Handhabungshinweise und Expositionsgrenzwerte aus Sicherheitsdatenblättern in ein strukturiertes Gefahrstoffverzeichnis und prüft jeden Eintrag gegen die von Ihrem EHS-Team festgelegten Standortgrenzwerte. Stoffe außerhalb der Grenzwerte und abgelaufene Datenblätter werden für das EHS-Team gekennzeichnet.
Wertet Analysezertifikate von Lieferanten aus, extrahiert jeden geprüften Parameter und sein Ergebnis und prüft sie je Material und Charge anhand Ihrer Spezifikationsgrenzen. Parameter außerhalb der Spezifikation oder fehlende Parameter lösen eine Qualitätssperre und eine Benachrichtigung des Lieferanten aus.
Liest technische Zeichnungen, um Schriftfeld-Metadaten, Revisionen und Stücklisten zu extrahieren, und gleicht die Stückliste mit dem Artikelstamm im PLM/ERP ab. Abweichungen und nicht gelenkte Revisionen werden an die Konstruktion gemeldet.
Digitalisiert Einsatzscheine, Tagesberichte und Arbeitsblätter der Teams, extrahiert je Auftrag eingesetzte Arbeitszeit, Geräte und Materialien und gleicht sie für Abrechnung und Kostenverfolgung ab. Fehlende Freigaben und auffällige Mengen werden vor der Rechnungsstellung markiert.
Digitalisiert Prüfberichte und Checklisten für Gebäude-, Sicherheits- und Geräteinspektionen, extrahiert Befunde, Schweregrade und Fotos und legt nachverfolgte Instandsetzungsaufgaben im Wartungssystem an. Kritische Mängel lösen sofortige Benachrichtigungen aus.