Rechnungen, Belege und Formulare werden für Sie gelesen und abgelegt, ohne dass Sie diese manuell eingeben müssen.
Mitarbeitende fotografieren Belege, und das System liest sie aus, erkennt Händler, Betrag, Steuer und Datum, ordnet jede Ausgabe Ihren Konten und Richtlinien zu und legt sie im Spesensystem ab. Richtlinienwidrige oder doppelte Belege werden vor der Erstattung zur Prüfung markiert.
Übernimmt monatliche Kontoauszüge von Lieferanten und gleicht jede aufgeführte Rechnung, Gutschrift und Zahlung mit Ihrem Kreditorenbuch ab, um fehlende Rechnungen, zu gering bezahlte Posten und doppelte Belastungen aufzudecken. Abweichungen werden in einem Arbeitsblatt zusammengestellt, das sich direkt für Reklamationen eignet, und an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet.
Sammelt Strom-, Gas-, Wasser- und Telekommunikationsrechnungen aller Standorte, extrahiert Verbrauch, Tarif und Entgeltbestandteile und prüft sie anhand der vertraglich vereinbarten Tarife und historischer Referenzwerte. Abrechnungsfehler und auffälliger Verbrauch werden zur Rückforderung und Kostenkontrolle markiert.
Liest Fracht- und Paketrechnungen von Spediteuren aus, gleicht jede Sendungsgebühr mit dem Tarifvertrag, den Nebenleistungen und der ursprünglichen Buchung ab und markiert Überberechnungen, doppelte Rechnungen und unzulässige Zuschläge. Saubere Rechnungen werden in die Buchhaltung gebucht, während Streitfälle für den Spediteur aufbereitet werden.
Gleicht Bestellungen, Wareneingangsscheine und Lieferantenrechnungen automatisch auf Positionsebene ab und toleriert Mengen- und Preisabweichungen anhand konfigurierbarer Schwellenwerte. Vollständig abgeglichene Vorgänge werden automatisch zur Zahlung freigegeben, während Abweichungen mit hervorgehobenen, genau betroffenen Positionen an den Einkauf gehen.
Erfasst eingehende Bestellungen, die als PDF, E-Mail oder EDI eintreffen, und wandelt sie in strukturierte Kundenaufträge um, wobei SKUs, Preise und Verfügbarkeit geprüft werden, bevor der Auftrag in Ihrem System angelegt wird. Nicht zuordenbare SKUs oder Preiskonflikte werden für eine prüfende Person im Vertriebsinnendienst zurückgehalten.
Digitalisiert Wareneingangsscheine und Lieferscheine aus dem Lager, extrahiert die erhaltenen Mengen je Position und gleicht sie mit offenen Bestellungen ab, um Teillieferungen abzuschließen oder zu markieren. Unter- und Überlieferungen werden mit beigefügten Fotonachweisen eskaliert.
Durchsucht Ihr Vertragsarchiv nach Verlängerungs-, Kündigungsfrist- und Ablaufbedingungen und erstellt daraus einen vorausschauenden Kalender, der die Verantwortlichen vor jeder automatischen Verlängerung und jedem Kündigungsfenster benachrichtigt. Unklare oder fehlende Daten werden zur Bestätigung durch einen Menschen weitergeleitet.
Extrahiert die wesentlichen wirtschaftlichen und rechtlichen Bedingungen aus gewerblichen Mietverträgen – Grundmiete, Staffelungen, Nebenkosten (CAM), Optionen, Co-Tenancy-Klauseln und wichtige Termine – in eine standardisierte Zusammenfassung je Objekt. Die Zusammenfassungen fließen mit Quellenangabe der Seite für jedes Feld in Leasingbilanzierungs- und Portfoliosysteme ein.
Sammelt Versicherungsnachweise von Lieferanten und Subunternehmern, extrahiert Deckungsarten, Deckungssummen und Ablaufdaten und prüft sie anhand Ihrer vertraglichen Anforderungen. Nicht konforme oder ablaufende Nachweise lösen eine automatische Nachverfolgung und eine Compliance-Sperre aus.
Eine konfigurierbare Pipeline, die strukturierte handschriftliche Formulare – Umfragen, Außendienstberichte, Bestellbögen – mithilfe von Layoutvorlagen und Handschrifterkennung digitalisiert und die Daten anschließend validiert und in Ihre Systeme exportiert. Zellen mit geringer Erkennungssicherheit werden zur zügigen manuellen Erfassung in eine Warteschlange gestellt.
Liest Bank- und Kartenauszüge beliebiger Institute in normalisierte Transaktionen ein, kategorisiert sie und gleicht Salden und Zahlungsflüsse ab. Die Ausgabe fließt in Ihre Buchhaltungs- und Abstimmungsprozesse ein, wobei Auffälligkeiten und Lücken zur Prüfung gekennzeichnet werden (nicht für Kredit- oder Bonitätsentscheidungen verwendet).
Extrahiert Angaben zu Versender, Empfänger, Container, Gewicht und Ladung aus Konnossementen in jedem Format und prüft sie anhand der Buchungs- und Sendungsdaten. Abweichungen und fehlende Felder werden an das Operations-Team weitergeleitet, bevor die Sendung abgeht.
Gleicht Packlisten Position für Position mit Handelsrechnungen und Bestellungen ab und prüft Mengen, Beschreibungen und Werte über den gesamten Satz an Handelsdokumenten. Abweichungen, die Zollabfertigung oder Zahlung aufhalten würden, werden vor dem Versand markiert.
Erfasst unterschriebene Liefernachweise und Fotos von Fahrern, extrahiert Zustellstatus, Ausnahmen und Unterschriften und gleicht sie mit den versandten Aufträgen ab. Beschädigte oder unvollständige Lieferungen werden markiert und für Reklamationen mit dem Auftrag verknüpft.
Extrahiert und prüft Ursprungszeugnisse, Pflanzengesundheitszeugnisse und Konformitätsbescheinigungen im Abgleich mit der Sendung und der von Ihrem Außenhandelsteam gepflegten Dokumenten-Checkliste je Bestimmungsland. Fehlende, abgelaufene oder nicht übereinstimmende Bescheinigungen lösen eine Sperre und eine Nachfrage beim Lieferanten aus, die Ihr Team klärt.
Übernimmt Zahlen aus Buchhaltungssystemen und Quelldokumenten, füllt Berichtsvorlagen mit Abweichungsanalysen und erläuterndem Text und erstellt termingerecht vorstandsfertige Finanzberichte. Probleme mit der Datenqualität und ungeklärte Abweichungen werden vor der Veröffentlichung markiert.
Sammelt Nachhaltigkeitsdaten aus Versorgerrechnungen, Eingangsrechnungen, Personalunterlagen und Lieferantendokumenten, ordnet sie den Kennzahlen des Berichtsrahmens zu und stellt ein nach Rahmenkennzahlen gegliedertes Entwurfsdatenpaket zur Prüfung durch Ihre Nachhaltigkeitsverantwortlichen und Ihren Prüfer zusammen. Fehlende Datenpunkte und uneinheitliche Einheiten werden für die jeweiligen Verantwortlichen gekennzeichnet.
Sammelt KPIs, Finanzdaten und Updates der Abteilungen aus Systemen und eingereichten Dokumenten, formatiert sie in die Vorlage für die Vorstandsunterlagen und erstellt ein versioniertes, verteilungsfertiges Paket. Bei verspäteten oder fehlenden Abschnitten wird vor der Frist automatisch nachgefasst.
Extrahiert Gefahreneinstufungen, Zusammensetzung, Handhabungshinweise und Expositionsgrenzwerte aus Sicherheitsdatenblättern in ein strukturiertes Gefahrstoffverzeichnis und prüft jeden Eintrag gegen die von Ihrem EHS-Team festgelegten Standortgrenzwerte. Stoffe außerhalb der Grenzwerte und abgelaufene Datenblätter werden für das EHS-Team gekennzeichnet.
Wertet Analysezertifikate von Lieferanten aus, extrahiert jeden geprüften Parameter und sein Ergebnis und prüft sie je Material und Charge anhand Ihrer Spezifikationsgrenzen. Parameter außerhalb der Spezifikation oder fehlende Parameter lösen eine Qualitätssperre und eine Benachrichtigung des Lieferanten aus.
Liest technische Zeichnungen, um Schriftfeld-Metadaten, Revisionen und Stücklisten zu extrahieren, und gleicht die Stückliste mit dem Artikelstamm im PLM/ERP ab. Abweichungen und nicht gelenkte Revisionen werden an die Konstruktion gemeldet.
Digitalisiert Einsatzscheine, Tagesberichte und Arbeitsblätter der Teams, extrahiert je Auftrag eingesetzte Arbeitszeit, Geräte und Materialien und gleicht sie für Abrechnung und Kostenverfolgung ab. Fehlende Freigaben und auffällige Mengen werden vor der Rechnungsstellung markiert.
Digitalisiert Prüfberichte und Checklisten für Gebäude-, Sicherheits- und Geräteinspektionen, extrahiert Befunde, Schweregrade und Fotos und legt nachverfolgte Instandsetzungsaufgaben im Wartungssystem an. Kritische Mängel lösen sofortige Benachrichtigungen aus.
Digitalisiert Werkstattrechnungen, Prüfblätter und Reparaturaufträge für Fahrzeuge, extrahiert je Fahrzeug durchgeführte Arbeiten, Teile und Kosten und baut eine Wartungshistorie pro Anlage auf. Über Garantie erstattungsfähige Fälle und Muster wiederkehrender Fehler werden markiert.
Wertet Zahlungsavise in jedem Format aus, ordnet Zahlungen offenen Rechnungen zu, verbucht Abzüge und Minderzahlungen mit Begründungscodes und bucht die Zahlungseingänge ins Hauptbuch. Nicht zugeordnete Zahlungen und ungeklärte Abzüge gehen an die Mitarbeitenden der Debitorenbuchhaltung.
Sammelt und überwacht Compliance-Zertifikate von Lieferanten – zu Qualität, Lebensmittelsicherheit, Ethik und Umwelt –, extrahiert Geltungsbereich und Ablaufdatum und prüft sie je Lieferant und Produkt anhand Ihrer Anforderungen. Ablaufende oder fehlende Zertifikate lösen Sperren und Nachfragen aus.
Verarbeitet Förderanträge und Berichte der Geförderten, extrahiert Budgets, Ergebnisse und Nachweise zur Einhaltung der Auflagen und prüft sie anhand der Förderbedingungen und Berichtspflichten. Nicht konforme oder unvollständige Einreichungen gehen an die Programmverantwortlichen.
Extrahiert Zutaten, Mengen und Preise aus Preislisten, Rechnungen und Rezeptblättern der Lieferanten, um Wareneinsatz und Margen je Gericht über die gesamte Speisekarte zu berechnen. Preisänderungen und schrumpfende Margen werden für den Betreiber markiert.
Digitalisiert Lieferantenkataloge und Produktdatenblätter zu normalisierten SKUs mit Attributen, Bildern und Preisen, die Ihrem Produktinformationsmodell zugeordnet sind. Widersprüchliche Attribute und fehlende Pflichtfelder werden für das Merchandising markiert.
Verarbeitet Bau-Einreichungen und RFIs, extrahiert Verweise auf die Leistungsbeschreibung, Fragen und erforderliche Maßnahmen, erfasst sie im Projektmanagementsystem und leitet sie mit Fälligkeitsdaten an die zuständige Partei weiter. Überfällige Punkte und Punkte, die der Leistungsbeschreibung widersprechen, werden eskaliert.
Extrahiert Leistungsumfang, Preise und Terminauswirkungen aus Nachträgen, gleicht sie mit Vertrag und Budget ab und aktualisiert die Kostenprognose des Projekts. Nicht genehmigte oder margenschmälernde Änderungen werden vor der Freigabe markiert.
Versendet Ihre von Ihrem Anwalt freigegebenen bedingten und unbedingten Formulare zum Verzicht auf Sicherungsrechte (Lien Waiver), sammelt sie ein und prüft die zurückgesandten Verzichtserklärungen von Subunternehmern und Lieferanten, die jeder Abschlagsrechnung zugeordnet sind, auf Vollständigkeit; dabei wird die Abdeckung gegenüber den gezahlten Beträgen verfolgt. Fehlende oder fehlerhafte Verzichtserklärungen sperren die Zahlungsfreigabe.
Überträgt Krankengeschichte, Diagnosen, Behandlungen und Laborergebnisse aus eingehenden und älteren tierärztlichen Unterlagen in das Praxissystem und ordnet sie standardisierten veterinärmedizinischen Terminologien zu. Widersprüchliche oder unvollständige Unterlagen gehen an eine tiermedizinische Fachkraft.
Eine schlanke Pipeline, die Mitgliedschafts-, Buchungs- oder Serviceantragsformulare digitalisiert, Pflichtfelder prüft und bereinigte Datensätze in Ihr Buchungs- oder Mitgliedersystem überträgt. Unvollständige Formulare lösen eine einfache Nachfrage aus.
Für Versender und Frachtteams mit langen Frachtführer-Tarifverträgen voller Relations-, Gewichts- und Zuschlagstabellen. Die KI liest den gesamten Vertrag, erstellt eine saubere Tariftabelle, testet sie durch Neuberechnung alter Rechnungen und lädt sie in Ihr Versandsystem.
Für Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften auf unterschiedlichen Buchhaltungssystemen. Die KI sammelt Rechnungen und Überweisungen zwischen Ihren Gesellschaften, gleicht sie ab, ermittelt die Eliminierungs- und Währungsbuchungen für den Konzernabschluss und bucht sie zur Freigabe durch Ihren Buchhalter.
Für Lieferanten, die Geld verlieren, wenn Händler und Distributoren Abzüge und Boni einbehalten. Die KI liest Ihre Bonusbedingungen, vergleicht sie mit tatsächlichen Lieferungen und Verkaufsabrechnungen und zeigt, welche Abzüge korrekt sind und welche Sie anfechten sollten.
Für Franchisegeber, die Lizenzgebühren und Marketingfonds-Beiträge von vielen Standorten einziehen. Die KI vergleicht die gemeldeten Umsätze jedes Franchisenehmers mit seinen Kassendaten, ermittelt, was geschuldet ist, und bucht vereinbarte Beträge, während sie Abweichungen für eine freundliche Prüfung markiert.
Für Solar- und Windbetreiber, die Strom unter langfristigen Verträgen verkaufen. Die KI liest die Abrechnungsregeln Ihres Vertrags, vergleicht sie mit echten Zählerdaten, berechnet, was jede Seite schuldet, und bucht die Einträge in Ihre Buchhaltung.
Für Lieferanten, die EDI-Bestellungen, Lieferavis und Rechnungen mit vielen Partnern austauschen. Die KI berücksichtigt die Eigenheiten jedes Partners und prüft, ob Bestelltes, Versandtes und Berechnetes übereinstimmen, damit Sie Probleme vor Rückbelastungen erkennen.
Für Werke mit Tausenden von Rohrleitungs- und Instrumentenzeichnungen. Die KI findet jedes Ventil, jede Pumpe und jedes Instrument auf den Zeichnungen, liest dessen Kennzeichen, ordnet es Ihrem Wartungssystem zu und listet auf, was fehlt oder abweicht.
Für Hersteller, deren technische Änderungen als Dokumente eintreffen. Die KI liest jeden Änderungsauftrag, vergleicht die Stückliste mit dem Stand in Ihrem System und bereitet die genauen Aktualisierungen zur Freigabe vor.
Für Büros, die viel Papierpost und Faxe erhalten und Dokumente im eigenen Netzwerk halten müssen. Wir installieren auf Ihren Servern ein privates Lesesystem, das jedes Stück sortiert, wichtige Angaben herauszieht und es beim richtigen Kunden, Auftrag oder Ordner ablegt.
Für Metallbauer und Werke, die stapelweise Materialzeugnisse und Prüfberichte erhalten. Die KI liest jedes Dokument, einschließlich handschriftlicher Freigaben, prüft die Werte anhand der von Ihnen genannten Materialspezifikation und legt alles außerhalb des Bereichs Ihrem Qualitätsteam vor.
Für Unternehmen, die zwei Geschäfte zusammenführen oder auf ein neues ERP wechseln. Die KI ordnet Lieferantenlisten, Artikellisten und Kontencodes zwischen Alt- und Neusystem zu, testet die Zuordnung mit echten Transaktionen und gibt Ihrem Team vor dem Go-live eine saubere Liste zur Freigabe.
Für Unternehmen, die wissen wollen, was sie wirklich einkaufen. Die KI versieht jede Bestell- und Rechnungszeile mit einer Standard-Einkaufskategorie, die aus Ihrer eigenen Historie gelernt wurde, und schreibt das Etikett in Ihr Einkaufssystem.
Für Organisationen mit langen Vereinbarungen und Mietverträgen voller Fristen und Pflichten. Die KI liest sie, listet jede Verpflichtung mit Fälligkeitsdatum und Verantwortlichem auf und trägt Erinnerungen in Ihren Arbeitsablauf ein, damit nichts übersehen wird.