Fatture, ricevute e moduli letti e archiviati per te, senza doverli digitare.
I dipendenti fotografano le ricevute e il sistema le legge, individua esercente, importo, imposte e data, assegna ogni spesa ai tuoi conti e alla tua policy e la archivia nel sistema delle note spese. Le ricevute fuori policy o duplicate vengono segnalate a un revisore prima del rimborso.
Acquisisce gli estratti conto mensili dei fornitori e riconcilia ogni fattura, nota di credito e pagamento elencati con il tuo registro dei debiti verso fornitori, per far emergere fatture mancanti, voci pagate in difetto e addebiti duplicati. Le discrepanze vengono raccolte in un foglio di lavoro pronto per la contestazione e inoltrate al personale della contabilità fornitori.
Raccoglie le bollette di elettricità, gas, acqua e telecomunicazioni di tutte le sedi, ne estrae consumi, tariffe e voci di costo e le verifica rispetto alle tariffe contrattuali e ai valori storici di riferimento. Errori di fatturazione e consumi anomali vengono segnalati per il recupero e il controllo dei costi.
Analizza le fatture di trasporto merci e pacchi dei vettori, abbina ogni addebito di spedizione al contratto tariffario, ai servizi accessori e alla prenotazione originale e segnala sovrapprezzi, fatture duplicate e supplementi non ammessi. Le fatture corrette vengono registrate in contabilità mentre le contestazioni vengono preparate per il vettore.
Abbina automaticamente a livello di riga ordini d'acquisto, bolle di ricevimento merci e fatture dei fornitori, applicando tolleranze alle differenze di quantità e prezzo secondo soglie configurabili. I set completamente abbinati vengono approvati automaticamente per il pagamento, mentre le differenze vengono inoltrate all'ufficio acquisti con evidenziate le righe esatte non corrispondenti.
Acquisisce gli ordini d'acquisto in arrivo come PDF, email o EDI e li converte in ordini di vendita strutturati, verificando SKU, prezzi e disponibilità prima di creare l'ordine nel tuo sistema. Gli SKU non abbinati o i conflitti di prezzo vengono trattenuti per un revisore del sales ops.
Digitalizza le bolle di ricevimento merci e i documenti di consegna del magazzino, estrae le quantità ricevute per riga e le riconcilia con gli ordini d'acquisto aperti per chiudere o segnalare le ricezioni parziali. Le consegne in difetto e in eccesso vengono segnalate con allegate prove fotografiche.
Analizza il tuo archivio contratti per estrarre i termini di rinnovo, preavviso e scadenza, quindi costruisce un calendario proattivo che avvisa i responsabili prima di ogni rinnovo automatico e di ogni finestra di recesso. Le date ambigue o mancanti vengono inoltrate per la conferma da parte di una persona.
Estrae i principali termini economici e legali dei contratti di locazione commerciale (canone base, adeguamenti, CAM, opzioni, co-tenancy e date critiche) in una scheda standardizzata per ogni immobile. Le schede alimentano i sistemi di contabilizzazione delle locazioni e di gestione del portafoglio, con i riferimenti alla pagina di origine per ogni campo.
Raccoglie i certificati assicurativi di fornitori e subappaltatori, ne estrae tipi di copertura, massimali e date di scadenza e li verifica rispetto ai tuoi requisiti contrattuali. I certificati non conformi o in scadenza attivano solleciti automatici e un blocco per conformità.
Una pipeline configurabile che digitalizza moduli strutturati scritti a mano (sondaggi, rapporti sul campo, fogli d'ordine) usando modelli di layout e il riconoscimento della scrittura a mano, poi convalida ed esporta i dati nei tuoi sistemi. Le celle a bassa confidenza vengono messe in coda per un rapido inserimento manuale.
Analizza estratti conto bancari e delle carte di qualsiasi istituto trasformandoli in transazioni normalizzate, le classifica e riconcilia saldi e flussi. Il risultato alimenta i Suoi processi di contabilità e riconciliazione, con anomalie e lacune segnalate per la revisione (non viene usato per decisioni di credito o di sostenibilità finanziaria).
Estrae i dati di mittente, destinatario, container, peso e carico dalle polizze di carico in qualsiasi formato e li verifica rispetto ai dati di prenotazione e di spedizione. Le discrepanze e i campi mancanti vengono inoltrati alle operations prima che la spedizione parta.
Confronta riga per riga packing list, fatture commerciali e ordini d'acquisto, verificando quantità, descrizioni e valori nell'intero set di documenti commerciali. Le discrepanze che bloccherebbero la dogana o il pagamento vengono segnalate prima della spedizione.
Acquisisce dagli autisti i documenti di prova di consegna firmati e le foto, estrae stato della consegna, eccezioni e firme e li riconcilia con gli ordini spediti. Le consegne danneggiate o incomplete vengono segnalate e collegate all'ordine per i reclami.
Estrae e convalida certificati di origine, fitosanitari e di conformità rispetto alla spedizione e alla checklist documentale per destinazione mantenuta dal Suo team commerciale. Certificati mancanti, scaduti o non corrispondenti attivano un blocco e un sollecito al fornitore che il Suo team dovrà risolvere.
Recupera i dati dai sistemi contabili e dai documenti di origine, compila i modelli di report con analisi degli scostamenti e commento descrittivo, e produce secondo calendario report finanziari pronti per il consiglio di amministrazione. I problemi di qualità dei dati e gli scostamenti non spiegati vengono segnalati prima della pubblicazione.
Raccoglie dati di sostenibilità da bollette, fatture, registri del personale e documenti dei fornitori, li associa alle metriche dei framework di rendicontazione e prepara una bozza di pacchetto dati organizzata per metrica, che il Suo responsabile della sostenibilità e il Suo revisore potranno esaminare. I dati mancanti e le incoerenze nelle unità vengono segnalati ai responsabili.
Raccoglie KPI, dati finanziari e aggiornamenti dei reparti dai sistemi e dai documenti inviati, li formatta nel modello del board pack e produce un pacchetto versionato e pronto per la distribuzione. Le sezioni in ritardo o mancanti vengono sollecitate automaticamente prima della scadenza.
Estrae dalle schede di dati di sicurezza classificazioni di pericolo, composizione, manipolazione e limiti di esposizione in un inventario strutturato delle sostanze chimiche e verifica ciascuna rispetto ai limiti di sito stabiliti dal Suo team EHS. Le sostanze fuori limite e le schede scadute vengono segnalate all'EHS.
Analizza i certificati di analisi dei fornitori, estrae ogni parametro testato e il relativo risultato, e li verifica rispetto ai tuoi limiti di specifica per materiale e lotto. I parametri fuori specifica o mancanti attivano un blocco qualità e una notifica al fornitore.
Legge i disegni tecnici per estrarre i metadati del cartiglio, le revisioni e le distinte base, e riconcilia la distinta base con l'anagrafica articoli del PLM/ERP. Le discrepanze e le revisioni non controllate vengono segnalate all'ufficio tecnico.
Digitalizza bolle di lavoro, giornali di cantiere e schede lavoro delle squadre, estrae manodopera, attrezzature e materiali utilizzati per ogni lavoro, e li riconcilia per la fatturazione e il controllo dei costi. Le approvazioni mancanti e le anomalie nelle quantità vengono segnalate prima della fatturazione.
Digitalizza report e checklist di ispezione di edifici, sicurezza e attrezzature, estrae riscontri, livelli di gravità e foto, e crea interventi correttivi tracciati nel sistema di manutenzione. I difetti critici attivano avvisi immediati.