Faktury, rachunki i formularze odczytywane i archiwizowane za Ciebie, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.
Pracownicy fotografują paragony, a system je odczytuje, wyodrębnia sprzedawcę, kwotę, podatek i datę, przypisuje każdy wydatek do Twoich kont i zasad, a następnie zapisuje je w systemie wydatków. Paragony niezgodne z zasadami lub zduplikowane są oznaczane do sprawdzenia przed zwrotem kosztów.
Pobiera miesięczne zestawienia od dostawców i uzgadnia każdą wymienioną fakturę, korektę i płatność z Twoją księgą zobowiązań, aby wykryć brakujące faktury, niedopłacone pozycje i zdublowane obciążenia. Rozbieżności są zestawiane w arkuszu gotowym do reklamacji i przekazywane pracownikom działu zobowiązań.
Zbiera rachunki za energię elektryczną, gaz, wodę i telekomunikację ze wszystkich lokalizacji, wyodrębnia zużycie, stawki i składniki opłat oraz weryfikuje je względem taryf z umów i historycznych wartości odniesienia. Błędy w rozliczeniach i nietypowe zużycie są oznaczane w celu odzyskania należności i kontroli kosztów.
Parsuje faktury przewoźników za fracht i przesyłki, dopasowuje każdą opłatę za przesyłkę do umowy stawkowej, opłat dodatkowych i pierwotnej rezerwacji oraz oznacza zawyżone opłaty, zdublowane rachunki i niedozwolone dopłaty. Poprawne faktury są księgowane, a spory przygotowywane jako pakiety dla przewoźnika.
Automatycznie dopasowuje zamówienia zakupu, dokumenty przyjęcia towaru i faktury dostawców na poziomie pozycji, stosując tolerancje dla odchyleń ilości i ceny według konfigurowalnych progów. W pełni dopasowane zestawy są automatycznie zatwierdzane do zapłaty, a odchylenia trafiają do działu zakupów z wyróżnionymi dokładnie tymi pozycjami, które się nie zgadzają.
Przechwytuje przychodzące zamówienia zakupu otrzymywane jako pliki PDF, wiadomości e-mail lub EDI i przekształca je w ustrukturyzowane zamówienia sprzedaży, weryfikując SKU, ceny i dostępność przed utworzeniem zamówienia w Twoim systemie. Niedopasowane SKU lub konflikty cenowe są wstrzymywane do weryfikacji przez pracownika działu obsługi sprzedaży.
Digitalizuje magazynowe dokumenty przyjęcia towaru i dokumenty dostawy, wyodrębnia przyjęte ilości dla każdej pozycji i uzgadnia je z otwartymi zamówieniami zakupu, aby zamknąć lub oznaczyć częściowe przyjęcia. Niedobory i nadwyżki dostaw są eskalowane wraz z dołączoną dokumentacją fotograficzną.
Skanuje Twoje repozytorium umów, aby wyodrębnić warunki dotyczące odnowienia, okresów wypowiedzenia i wygaśnięcia, a następnie tworzy kalendarz, który z wyprzedzeniem powiadamia właścicieli przed każdym automatycznym odnowieniem i terminem na wypowiedzenie. Niejednoznaczne lub brakujące daty są przekazywane do potwierdzenia przez człowieka.
Wyodrębnia kluczowe warunki ekonomiczne i prawne z umów najmu lokali komercyjnych — czynsz podstawowy, waloryzacje, opłaty za części wspólne (CAM), opcje, klauzule co-tenancy i kluczowe daty — do ustandaryzowanego streszczenia dla każdej nieruchomości. Streszczenia zasilają systemy rachunkowości najmu i zarządzania portfelem, a każde pole zawiera odwołanie do strony źródłowej.
Zbiera certyfikaty ubezpieczenia od dostawców i podwykonawców, wyodrębnia rodzaje ochrony, limity i daty ważności oraz weryfikuje je względem Twoich wymogów umownych. Certyfikaty niezgodne lub wygasające uruchamiają automatyczne działania następcze i wstrzymanie ze względu na zgodność.
Konfigurowalny potok, który digitalizuje ustrukturyzowane formularze wypełniane odręcznie — ankiety, raporty terenowe, arkusze zamówień — z użyciem szablonów układu i rozpoznawania pisma odręcznego, a następnie weryfikuje dane i eksportuje je do Twoich systemów. Pola o niskiej pewności rozpoznania trafiają do kolejki szybkiego ręcznego wprowadzenia przez człowieka.
Przetwarza wyciągi bankowe i kartowe z dowolnej instytucji na znormalizowane transakcje, kategoryzuje je oraz uzgadnia salda i przepływy. Wyniki zasilają Państwa procesy księgowe i uzgodnieniowe, a anomalie i luki są oznaczane do przeglądu (dane nie są wykorzystywane do decyzji kredytowych ani oceny zdolności finansowej).
Wyodrębnia dane nadawcy, odbiorcy, kontenera, wagi i ładunku z konosamentów w dowolnym formacie i weryfikuje je względem danych rezerwacji i przesyłki. Rozbieżności i brakujące pola są przekazywane do działu operacyjnego, zanim przesyłka zostanie nadana.
Porównuje pozycja po pozycji listy pakowe z fakturami handlowymi i zamówieniami zakupu, weryfikując ilości, opisy i wartości w całym komplecie dokumentów handlowych. Niezgodności, które wstrzymałyby odprawę celną lub płatność, są oznaczane przed wysyłką.
Przechwytuje od kierowców podpisane potwierdzenia doręczenia i zdjęcia, wyodrębnia status doręczenia, nieprawidłowości i podpisy oraz uzgadnia je z wysłanymi zamówieniami. Uszkodzone lub niepełne dostawy są oznaczane i powiązywane z zamówieniem na potrzeby reklamacji.
Wyodrębnia i weryfikuje świadectwa pochodzenia, świadectwa fitosanitarne i certyfikaty zgodności względem przesyłki oraz listy kontrolnej dokumentów dla poszczególnych krajów docelowych prowadzonej przez Państwa zespół ds. handlu. Brakujące, wygasłe lub niezgodne certyfikaty powodują wstrzymanie i kontakt z dostawcą, a sprawę rozwiązuje Państwa zespół.
Pobiera dane liczbowe z systemów księgowych i dokumentów źródłowych, wypełnia szablony raportów analizą odchyleń i komentarzem opisowym oraz zgodnie z harmonogramem przygotowuje raporty finansowe gotowe dla zarządu. Problemy z jakością danych i niewyjaśnione odchylenia są oznaczane przed publikacją.
Gromadzi dane dotyczące zrównoważonego rozwoju z rachunków za media, faktur, dokumentacji kadrowej i dokumentów dostawców, przypisuje je do wskaźników ram raportowania i kompletuje projekt pakietu danych uporządkowany według wskaźników, do przeglądu przez osobę odpowiedzialną za zrównoważony rozwój i Państwa audytora. Brakujące dane i niespójności jednostek są oznaczane dla osób odpowiedzialnych.
Gromadzi KPI, dane finansowe i aktualizacje działów z systemów oraz przesłanych dokumentów, formatuje je według szablonu materiałów dla zarządu i tworzy wersjonowany pakiet gotowy do dystrybucji. O spóźnione lub brakujące sekcje system automatycznie upomina się przed terminem.
Wyodrębnia z kart charakterystyki klasyfikacje zagrożeń, skład, zasady postępowania i wartości graniczne narażenia do uporządkowanego inwentarza substancji chemicznych i sprawdza każdą pozycję względem limitów zakładowych ustalonych przez Państwa zespół BHP i ochrony środowiska. Substancje przekraczające limity i nieaktualne karty są oznaczane dla zespołu BHP i ochrony środowiska.
Analizuje świadectwa analizy od dostawców, wyodrębnia każdy badany parametr i wynik oraz weryfikuje je względem Twoich limitów specyfikacji dla każdego materiału i partii. Parametry poza specyfikacją lub brakujące powodują wstrzymanie jakościowe i powiadomienie dostawcy.
Odczytuje rysunki techniczne, aby wyodrębnić metadane z tabliczki rysunkowej, rewizje i zestawienia materiałowe (BOM), oraz uzgadnia BOM z kartoteką indeksów w PLM/ERP. Rozbieżności i niekontrolowane rewizje są zgłaszane do działu inżynieryjnego.
Digitalizuje karty prac terenowych, dzienniki i karty zleceń od ekip, wyodrębnia robociznę, sprzęt i materiały zużyte na każde zlecenie oraz uzgadnia je na potrzeby fakturowania i śledzenia kosztów. Brakujące zatwierdzenia i anomalie ilościowe są oznaczane przed wystawieniem faktury.
Digitalizuje raporty i listy kontrolne z inspekcji budynków, bezpieczeństwa i urządzeń, wyodrębnia ustalenia, ich wagę i zdjęcia oraz tworzy śledzone zadania naprawcze w systemie utrzymania ruchu. Krytyczne usterki wywołują natychmiastowe alerty.