Faktury, rachunki i formularze odczytywane i archiwizowane za Ciebie, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.
Pracownicy fotografują paragony, a system je odczytuje, wyodrębnia sprzedawcę, kwotę, podatek i datę, przypisuje każdy wydatek do Twoich kont i zasad, a następnie zapisuje je w systemie wydatków. Paragony niezgodne z zasadami lub zduplikowane są oznaczane do sprawdzenia przed zwrotem kosztów.
Pobiera miesięczne zestawienia od dostawców i uzgadnia każdą wymienioną fakturę, korektę i płatność z Twoją księgą zobowiązań, aby wykryć brakujące faktury, niedopłacone pozycje i zdublowane obciążenia. Rozbieżności są zestawiane w arkuszu gotowym do reklamacji i przekazywane pracownikom działu zobowiązań.
Zbiera rachunki za energię elektryczną, gaz, wodę i telekomunikację ze wszystkich lokalizacji, wyodrębnia zużycie, stawki i składniki opłat oraz weryfikuje je względem taryf z umów i historycznych wartości odniesienia. Błędy w rozliczeniach i nietypowe zużycie są oznaczane w celu odzyskania należności i kontroli kosztów.
Parsuje faktury przewoźników za fracht i przesyłki, dopasowuje każdą opłatę za przesyłkę do umowy stawkowej, opłat dodatkowych i pierwotnej rezerwacji oraz oznacza zawyżone opłaty, zdublowane rachunki i niedozwolone dopłaty. Poprawne faktury są księgowane, a spory przygotowywane jako pakiety dla przewoźnika.
Automatycznie dopasowuje zamówienia zakupu, dokumenty przyjęcia towaru i faktury dostawców na poziomie pozycji, stosując tolerancje dla odchyleń ilości i ceny według konfigurowalnych progów. W pełni dopasowane zestawy są automatycznie zatwierdzane do zapłaty, a odchylenia trafiają do działu zakupów z wyróżnionymi dokładnie tymi pozycjami, które się nie zgadzają.
Przechwytuje przychodzące zamówienia zakupu otrzymywane jako pliki PDF, wiadomości e-mail lub EDI i przekształca je w ustrukturyzowane zamówienia sprzedaży, weryfikując SKU, ceny i dostępność przed utworzeniem zamówienia w Twoim systemie. Niedopasowane SKU lub konflikty cenowe są wstrzymywane do weryfikacji przez pracownika działu obsługi sprzedaży.
Digitalizuje magazynowe dokumenty przyjęcia towaru i dokumenty dostawy, wyodrębnia przyjęte ilości dla każdej pozycji i uzgadnia je z otwartymi zamówieniami zakupu, aby zamknąć lub oznaczyć częściowe przyjęcia. Niedobory i nadwyżki dostaw są eskalowane wraz z dołączoną dokumentacją fotograficzną.
Skanuje Twoje repozytorium umów, aby wyodrębnić warunki dotyczące odnowienia, okresów wypowiedzenia i wygaśnięcia, a następnie tworzy kalendarz, który z wyprzedzeniem powiadamia właścicieli przed każdym automatycznym odnowieniem i terminem na wypowiedzenie. Niejednoznaczne lub brakujące daty są przekazywane do potwierdzenia przez człowieka.
Wyodrębnia kluczowe warunki ekonomiczne i prawne z umów najmu lokali komercyjnych — czynsz podstawowy, waloryzacje, opłaty za części wspólne (CAM), opcje, klauzule co-tenancy i kluczowe daty — do ustandaryzowanego streszczenia dla każdej nieruchomości. Streszczenia zasilają systemy rachunkowości najmu i zarządzania portfelem, a każde pole zawiera odwołanie do strony źródłowej.
Zbiera certyfikaty ubezpieczenia od dostawców i podwykonawców, wyodrębnia rodzaje ochrony, limity i daty ważności oraz weryfikuje je względem Twoich wymogów umownych. Certyfikaty niezgodne lub wygasające uruchamiają automatyczne działania następcze i wstrzymanie ze względu na zgodność.
Konfigurowalny potok, który digitalizuje ustrukturyzowane formularze wypełniane odręcznie — ankiety, raporty terenowe, arkusze zamówień — z użyciem szablonów układu i rozpoznawania pisma odręcznego, a następnie weryfikuje dane i eksportuje je do Twoich systemów. Pola o niskiej pewności rozpoznania trafiają do kolejki szybkiego ręcznego wprowadzenia przez człowieka.
Przetwarza wyciągi bankowe i kartowe z dowolnej instytucji na znormalizowane transakcje, kategoryzuje je oraz uzgadnia salda i przepływy. Wyniki zasilają Państwa procesy księgowe i uzgodnieniowe, a anomalie i luki są oznaczane do przeglądu (dane nie są wykorzystywane do decyzji kredytowych ani oceny zdolności finansowej).
Wyodrębnia dane nadawcy, odbiorcy, kontenera, wagi i ładunku z konosamentów w dowolnym formacie i weryfikuje je względem danych rezerwacji i przesyłki. Rozbieżności i brakujące pola są przekazywane do działu operacyjnego, zanim przesyłka zostanie nadana.
Porównuje pozycja po pozycji listy pakowe z fakturami handlowymi i zamówieniami zakupu, weryfikując ilości, opisy i wartości w całym komplecie dokumentów handlowych. Niezgodności, które wstrzymałyby odprawę celną lub płatność, są oznaczane przed wysyłką.
Przechwytuje od kierowców podpisane potwierdzenia doręczenia i zdjęcia, wyodrębnia status doręczenia, nieprawidłowości i podpisy oraz uzgadnia je z wysłanymi zamówieniami. Uszkodzone lub niepełne dostawy są oznaczane i powiązywane z zamówieniem na potrzeby reklamacji.
Wyodrębnia i weryfikuje świadectwa pochodzenia, świadectwa fitosanitarne i certyfikaty zgodności względem przesyłki oraz listy kontrolnej dokumentów dla poszczególnych krajów docelowych prowadzonej przez Państwa zespół ds. handlu. Brakujące, wygasłe lub niezgodne certyfikaty powodują wstrzymanie i kontakt z dostawcą, a sprawę rozwiązuje Państwa zespół.
Pobiera dane liczbowe z systemów księgowych i dokumentów źródłowych, wypełnia szablony raportów analizą odchyleń i komentarzem opisowym oraz zgodnie z harmonogramem przygotowuje raporty finansowe gotowe dla zarządu. Problemy z jakością danych i niewyjaśnione odchylenia są oznaczane przed publikacją.
Gromadzi dane dotyczące zrównoważonego rozwoju z rachunków za media, faktur, dokumentacji kadrowej i dokumentów dostawców, przypisuje je do wskaźników ram raportowania i kompletuje projekt pakietu danych uporządkowany według wskaźników, do przeglądu przez osobę odpowiedzialną za zrównoważony rozwój i Państwa audytora. Brakujące dane i niespójności jednostek są oznaczane dla osób odpowiedzialnych.
Gromadzi KPI, dane finansowe i aktualizacje działów z systemów oraz przesłanych dokumentów, formatuje je według szablonu materiałów dla zarządu i tworzy wersjonowany pakiet gotowy do dystrybucji. O spóźnione lub brakujące sekcje system automatycznie upomina się przed terminem.
Wyodrębnia z kart charakterystyki klasyfikacje zagrożeń, skład, zasady postępowania i wartości graniczne narażenia do uporządkowanego inwentarza substancji chemicznych i sprawdza każdą pozycję względem limitów zakładowych ustalonych przez Państwa zespół BHP i ochrony środowiska. Substancje przekraczające limity i nieaktualne karty są oznaczane dla zespołu BHP i ochrony środowiska.
Analizuje świadectwa analizy od dostawców, wyodrębnia każdy badany parametr i wynik oraz weryfikuje je względem Twoich limitów specyfikacji dla każdego materiału i partii. Parametry poza specyfikacją lub brakujące powodują wstrzymanie jakościowe i powiadomienie dostawcy.
Odczytuje rysunki techniczne, aby wyodrębnić metadane z tabliczki rysunkowej, rewizje i zestawienia materiałowe (BOM), oraz uzgadnia BOM z kartoteką indeksów w PLM/ERP. Rozbieżności i niekontrolowane rewizje są zgłaszane do działu inżynieryjnego.
Digitalizuje karty prac terenowych, dzienniki i karty zleceń od ekip, wyodrębnia robociznę, sprzęt i materiały zużyte na każde zlecenie oraz uzgadnia je na potrzeby fakturowania i śledzenia kosztów. Brakujące zatwierdzenia i anomalie ilościowe są oznaczane przed wystawieniem faktury.
Digitalizuje raporty i listy kontrolne z inspekcji budynków, bezpieczeństwa i urządzeń, wyodrębnia ustalenia, ich wagę i zdjęcia oraz tworzy śledzone zadania naprawcze w systemie utrzymania ruchu. Krytyczne usterki wywołują natychmiastowe alerty.
Digitalizuje faktury serwisowe pojazdów, arkusze przeglądów i zlecenia naprawy, wyodrębnia wykonane prace, części i koszty dla każdego pojazdu oraz buduje historię serwisową każdego zasobu. Oznaczane są przypadki objęte gwarancją, w których można odzyskać koszty, oraz wzorce powtarzających się usterek.
Analizuje awizo płatności w dowolnym formacie, dopasowuje płatności do otwartych faktur, rozlicza potrącenia i niedopłaty z kodami przyczyn oraz księguje wpłaty w księdze rachunkowej. Niedopasowane płatności i niewyjaśnione potrącenia trafiają do pracowników działu należności.
Zbiera i monitoruje certyfikaty zgodności dostawców — jakościowe, bezpieczeństwa żywności, etyczne i środowiskowe — wyodrębniając zakres i datę ważności oraz weryfikując je względem Twoich wymagań dla każdego dostawcy i produktu. Wygasające lub brakujące certyfikaty powodują wstrzymania i działania następcze.
Przetwarza wnioski grantowe i raporty grantobiorców, wyodrębniając budżety, rezultaty i dowody zgodności oraz weryfikując je względem warunków grantu i wymogów sprawozdawczych. Niezgodne lub niekompletne zgłoszenia trafiają do opiekunów programu.
Wyodrębnia składniki, ilości i ceny z cenników dostawców, faktur i kart receptur, aby obliczyć koszt surowca i marże dla każdego dania w całym menu. Zmiany cen i spadek marż są zgłaszane prowadzącemu lokal.
Digitalizuje katalogi dostawców i karty specyfikacji produktów do znormalizowanych SKU z atrybutami, zdjęciami i cenami przypisanymi do Twojego modelu informacji o produkcie. Konflikty atrybutów i brakujące pola obowiązkowe są zgłaszane do działu merchandisingu.
Przetwarza dokumenty przedkładane do zatwierdzenia i zapytania RFI na budowie, wyodrębnia odwołania do specyfikacji, pytania i wymagane działania, rejestruje je w systemie zarządzania projektem i przekazuje odpowiedzialnej stronie wraz z terminami. Pozycje przeterminowane i sprzeczne ze specyfikacją są eskalowane.
Wyodrębnia zakres, wycenę i wpływ na harmonogram ze zleceń zmian, uzgadnia je z umową i budżetem oraz aktualizuje prognozę kosztów projektu. Nieautoryzowane lub obniżające marżę zmiany są oznaczane przed zatwierdzeniem.
Wysyła zatwierdzone przez Państwa prawnika warunkowe i bezwarunkowe formularze zrzeczenia się zastawu (lien waiver), zbiera je i sprawdza kompletność zwróconych zrzeczeń od podwykonawców i dostawców powiązanych z każdym wnioskiem o płatność, śledząc pokrycie względem wypłaconych kwot. Brakujące lub wadliwe zrzeczenia blokują zwolnienie płatności.
Przenosi historię pacjenta, diagnozy, leczenie i wyniki badań laboratoryjnych z przychodzącej i archiwalnej dokumentacji weterynaryjnej do systemu gabinetu, mapując je na standardowe słowniki weterynaryjne. Sprzeczna lub niekompletna dokumentacja trafia do technika weterynarii.
Lekki pipeline, który digitalizuje formularze członkowskie, rezerwacyjne lub wnioski o usługę, weryfikuje wymagane pola i przesyła uporządkowane rekordy do Twojego systemu rezerwacji lub członkostwa. Niekompletne formularze wywołują prostą wiadomość z prośbą o uzupełnienie.
Dla nadawców i zespołów spedycyjnych z długimi umowami stawek przewoźników pełnymi tabel tras, wag i dopłat. AI czyta całą umowę, buduje uporządkowaną tabelę stawek, testuje ją przez ponowne wycenienie starych faktur i wczytuje ją do Twojego systemu wysyłkowego.
Dla grup z kilkoma spółkami korzystającymi z różnych systemów księgowych. AI zbiera faktury i przelewy między Twoimi spółkami, dopasowuje je, wylicza wpisy eliminacyjne i walutowe do sprawozdań grupy i księguje je do zatwierdzenia przez Twojego księgowego.
Dla dostawców, którzy tracą pieniądze, gdy sieci handlowe i dystrybutorzy potrącają należności i rabaty. AI czyta Twoje warunki rabatowe, porównuje je z rzeczywistymi wysyłkami i roszczeniami sprzedażowymi i pokazuje, które potrącenia są prawidłowe, a które warto zakwestionować.
Dla właścicieli franczyz pobierających opłaty licencyjne i składki na fundusz marketingowy od wielu lokalizacji. AI porównuje zgłoszoną sprzedaż każdego franczyzobiorcy z danymi z jego kasy, wylicza należności i księguje uzgodnione kwoty, oznaczając rozbieżności do życzliwego wyjaśnienia.
Dla operatorów farm słonecznych i wiatrowych sprzedających energię w ramach długoterminowych umów. AI czyta zasady rozliczeń w Twojej umowie, porównuje je z rzeczywistymi danymi z liczników, oblicza, ile winna jest każda strona, i księguje wpisy w Twoich księgach.
Dla dostawców wymieniających zamówienia, awiza wysyłek i faktury EDI z wieloma partnerami. AI obsługuje specyfikę każdego partnera i sprawdza, czy to, co zamówiono, wysłano i zafakturowano, się zgadza, abyś wychwycił problemy przed obciążeniami zwrotnymi.
Dla zakładów z tysiącami rysunków instalacji rurowych i aparatury. AI znajduje każdy zawór, pompę i przyrząd na rysunkach, odczytuje jego tag, dopasowuje go do Twojego systemu utrzymania ruchu i wymienia, czego brakuje lub co się różni.
Dla producentów, do których zmiany konstrukcyjne docierają jako dokumenty. AI czyta każde polecenie zmiany, porównuje listę części z tym, co jest w Twoim systemie, i przygotowuje dokładne aktualizacje do zatwierdzenia.
Dla biur otrzymujących dużo poczty papierowej i faksów, które muszą trzymać dokumenty wewnątrz własnej sieci. Instalujemy na Twoich serwerach prywatny system odczytu, który sortuje każdą pozycję, wyciąga kluczowe szczegóły i zapisuje ją przy właściwym kliencie, zleceniu lub folderze.
Dla wytwórców konstrukcji i zakładów otrzymujących stosy świadectw materiałowych i raportów z inspekcji. AI odczytuje każdy z nich, w tym odręczne zatwierdzenia, porównuje wartości ze wskazaną przez Ciebie specyfikacją materiału i przedstawia Twojemu zespołowi jakości wszystko, co wykracza poza zakres.
Dla firm łączących dwa przedsiębiorstwa lub przechodzących na nowy ERP. AI dopasowuje listy dostawców, listy artykułów i kody kont między starym a nowym systemem, testuje mapowanie na prawdziwych transakcjach i daje Twojemu zespołowi czystą listę do zatwierdzenia przed uruchomieniem.
Dla firm, które chcą wiedzieć, co naprawdę kupują. AI oznacza każdą pozycję zamówienia i faktury standardową kategorią zakupową, wyuczoną na Twojej własnej historii, i zapisuje tag w Twoim systemie zakupowym.
Dla organizacji z długimi umowami i umowami najmu pełnymi terminów i obowiązków. AI je czyta, wymienia każde zobowiązanie z terminem i osobą odpowiedzialną i dodaje przypomnienia do Twojego procesu pracy, aby nic nie zostało pominięte.