Hóa đơn, biên lai và biểu mẫu được đọc và lưu trữ tự động mà không cần nhập liệu.
Nhân viên chụp ảnh biên lai và hệ thống đọc chúng, lấy ra tên cửa hàng, số tiền, thuế và ngày, phân loại từng khoản chi theo tài khoản và chính sách của bạn rồi đưa vào hệ thống chi phí. Biên lai vi phạm chính sách hoặc trùng lặp được đánh dấu để người duyệt xem trước khi hoàn tiền.
Tiếp nhận bảng kê hằng tháng của nhà cung cấp và đối chiếu từng hóa đơn, khoản ghi có và khoản thanh toán được liệt kê với sổ cái phải trả (AP) của bạn để phát hiện hóa đơn bị thiếu, khoản thanh toán thiếu và khoản thu trùng lặp. Các sai lệch được tổng hợp thành bảng tính sẵn sàng cho việc khiếu nại và chuyển cho nhân viên phụ trách AP.
Thu thập hóa đơn điện, gas, nước và viễn thông của tất cả các cơ sở, trích xuất các thành phần về mức sử dụng, đơn giá và phí, và kiểm tra chúng so với biểu giá theo hợp đồng và mức cơ sở trong quá khứ. Các lỗi tính tiền và mức tiêu thụ bất thường được gắn cờ để thu hồi và kiểm soát chi phí.
Phân tích hóa đơn cước vận chuyển hàng hóa và bưu kiện của các hãng vận tải, đối chiếu từng khoản phí vận chuyển với hợp đồng giá cước, phụ phí dịch vụ (accessorial) và đơn đặt chỗ ban đầu, và gắn cờ các khoản tính cước quá mức, hóa đơn trùng lặp và phụ phí không được phép. Các hóa đơn hợp lệ được ghi nhận vào kế toán, còn các khoản tranh chấp được đóng gói để gửi cho hãng vận tải.
Tự động khớp đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn nhà cung cấp ở cấp từng dòng, chấp nhận chênh lệch về số lượng và giá trong các ngưỡng có thể cấu hình. Các bộ chứng từ khớp hoàn toàn được tự động phê duyệt thanh toán, còn các chênh lệch được chuyển cho bộ phận mua hàng kèm đánh dấu chính xác những dòng không khớp.
Tiếp nhận đơn đặt hàng gửi đến dưới dạng PDF, email hoặc EDI và chuyển thành đơn bán hàng có cấu trúc, xác minh SKU, giá và tình trạng còn hàng trước khi tạo đơn trong hệ thống của bạn. Các SKU không khớp hoặc xung đột về giá được giữ lại để nhân viên vận hành bán hàng xem xét.
Số hóa phiếu nhập kho và phiếu giao hàng, trích xuất số lượng đã nhận theo từng dòng, và đối chiếu với các đơn đặt hàng đang mở để đóng hoặc gắn cờ các lần nhận hàng chưa đủ. Các trường hợp giao thiếu và giao thừa được chuyển lên cấp trên kèm bằng chứng hình ảnh.
Quét kho hợp đồng của bạn để trích xuất các điều khoản về gia hạn, thời hạn thông báo và ngày hết hạn, sau đó xây dựng một lịch chủ động báo trước cho người phụ trách về mọi khung thời gian tự động gia hạn và chấm dứt. Các ngày chưa rõ ràng hoặc còn thiếu được chuyển cho người phụ trách xác nhận.
Trích xuất các điều khoản kinh tế và pháp lý chính từ hợp đồng thuê mặt bằng thương mại — tiền thuê cơ bản, mức tăng giá, phí khu vực chung (CAM), quyền chọn, điều khoản đồng thuê (co-tenancy) và các mốc thời gian quan trọng — thành một bản tóm tắt chuẩn hóa cho từng bất động sản. Các bản tóm tắt cấp dữ liệu cho hệ thống kế toán thuê và quản lý danh mục, kèm trích dẫn trang nguồn cho từng trường.
Thu thập giấy chứng nhận bảo hiểm từ nhà cung cấp và nhà thầu phụ, trích xuất loại bảo hiểm, hạn mức và ngày hết hạn, và xác minh chúng theo các yêu cầu trong hợp đồng của bạn. Các giấy chứng nhận không đáp ứng yêu cầu hoặc sắp hết hạn sẽ kích hoạt việc nhắc nhở tự động và tạm giữ về tuân thủ.
Một pipeline có thể cấu hình, số hóa các biểu mẫu viết tay có cấu trúc — phiếu khảo sát, báo cáo hiện trường, phiếu đặt hàng — bằng các mẫu bố cục và nhận dạng chữ viết tay, sau đó xác minh và xuất dữ liệu sang hệ thống của bạn. Các ô có độ tin cậy thấp được xếp hàng để nhân viên nhập liệu nhanh.
Phân tích sao kê ngân hàng và thẻ từ bất kỳ tổ chức nào thành các giao dịch chuẩn hóa, phân loại chúng và đối soát số dư và dòng tiền. Kết quả được đưa vào quy trình kế toán và đối soát của bạn, với các bất thường và khoảng trống được gắn cờ để rà soát (không dùng cho quyết định tín dụng hay đánh giá khả năng chi trả).
Trích xuất thông tin người gửi hàng, người nhận hàng, container, trọng lượng và hàng hóa từ vận đơn ở bất kỳ định dạng nào và xác minh với dữ liệu đặt chỗ và lô hàng. Các sai lệch và trường còn thiếu được chuyển cho bộ phận vận hành trước khi lô hàng được vận chuyển.
Đối chiếu từng dòng của phiếu đóng gói với hóa đơn thương mại và đơn đặt hàng, xác minh số lượng, mô tả và giá trị trên toàn bộ bộ chứng từ thương mại. Các điểm không khớp có thể làm đình trệ thủ tục hải quan hoặc thanh toán được gắn cờ trước khi giao hàng.
Thu nhận chứng từ xác nhận giao hàng có chữ ký và ảnh chụp từ tài xế, trích xuất trạng thái giao hàng, các ngoại lệ và chữ ký, và đối chiếu với các đơn hàng đã xuất. Các lần giao hàng bị hư hỏng hoặc thiếu được gắn cờ và liên kết với đơn hàng để xử lý yêu cầu bồi thường.
Trích xuất và kiểm tra giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật và giấy chứng nhận hợp quy theo lô hàng và danh sách chứng từ theo từng điểm đến do nhóm thương mại của bạn duy trì. Giấy chứng nhận bị thiếu, hết hạn hoặc không khớp sẽ kích hoạt việc tạm giữ và liên hệ nhà cung cấp để nhóm của bạn xử lý.
Lấy số liệu từ hệ thống kế toán và tài liệu nguồn, điền vào mẫu báo cáo kèm phân tích chênh lệch và phần diễn giải, và tạo ra các báo cáo tài chính sẵn sàng trình hội đồng quản trị theo lịch. Các vấn đề về chất lượng dữ liệu và các khoản chênh lệch chưa được giải thích sẽ được đánh dấu trước khi phát hành.
Thu thập dữ liệu bền vững từ hóa đơn tiện ích, hóa đơn mua hàng, hồ sơ nhân sự và tài liệu nhà cung cấp, ánh xạ vào các chỉ số của khung báo cáo, và tập hợp gói dữ liệu nháp được sắp xếp theo chỉ số của khung để trưởng bộ phận bền vững và kiểm toán viên của bạn rà soát. Các điểm dữ liệu bị thiếu và đơn vị không nhất quán được gắn cờ cho người phụ trách.
Thu thập KPI, số liệu tài chính và cập nhật của các phòng ban từ hệ thống và tài liệu được gửi lên, định dạng chúng theo mẫu bộ tài liệu hội đồng quản trị, và tạo ra một bộ tài liệu có quản lý phiên bản, sẵn sàng để phân phối. Các phần nộp muộn hoặc còn thiếu sẽ được tự động nhắc trước hạn chót.
Trích xuất phân loại nguy hại, thành phần, cách xử lý và giới hạn phơi nhiễm từ phiếu an toàn hóa chất vào danh mục hóa chất có cấu trúc, và kiểm tra từng chất theo giới hạn tại cơ sở do nhóm EHS của bạn đặt. Các chất vượt giới hạn và phiếu đã hết hạn được gắn cờ cho bộ phận EHS.
Phân tích giấy chứng nhận phân tích của nhà cung cấp, trích xuất từng chỉ tiêu được kiểm nghiệm và kết quả, và xác minh chúng so với giới hạn thông số kỹ thuật của bạn theo từng vật liệu và lô. Các chỉ tiêu nằm ngoài thông số hoặc bị thiếu sẽ kích hoạt việc tạm giữ chất lượng và thông báo cho nhà cung cấp.
Đọc bản vẽ kỹ thuật để trích xuất siêu dữ liệu khung tên, các lần sửa đổi và danh mục vật tư (BOM), và đối chiếu BOM với danh mục vật tư gốc trong PLM/ERP. Các điểm sai lệch và các lần sửa đổi không được kiểm soát sẽ được đánh dấu cho bộ phận kỹ thuật.
Số hóa phiếu công việc hiện trường, nhật ký hằng ngày và phiếu công việc từ các đội thi công, trích xuất nhân công, thiết bị và vật tư đã sử dụng cho từng công việc, và đối chiếu chúng để lập hóa đơn và theo dõi chi phí. Các phê duyệt còn thiếu và bất thường về số lượng sẽ được đánh dấu trước khi xuất hóa đơn.
Số hóa báo cáo và danh mục kiểm tra về công trình, an toàn và thiết bị, trích xuất các phát hiện, mức độ nghiêm trọng và hình ảnh, và tạo các hạng mục khắc phục được theo dõi trong hệ thống bảo trì. Các lỗi nghiêm trọng sẽ kích hoạt cảnh báo ngay lập tức.