Hóa đơn, biên lai và biểu mẫu được đọc và lưu trữ tự động mà không cần nhập liệu.
Nhân viên chụp ảnh biên lai và hệ thống đọc chúng, lấy ra tên cửa hàng, số tiền, thuế và ngày, phân loại từng khoản chi theo tài khoản và chính sách của bạn rồi đưa vào hệ thống chi phí. Biên lai vi phạm chính sách hoặc trùng lặp được đánh dấu để người duyệt xem trước khi hoàn tiền.
Tiếp nhận bảng kê hằng tháng của nhà cung cấp và đối chiếu từng hóa đơn, khoản ghi có và khoản thanh toán được liệt kê với sổ cái phải trả (AP) của bạn để phát hiện hóa đơn bị thiếu, khoản thanh toán thiếu và khoản thu trùng lặp. Các sai lệch được tổng hợp thành bảng tính sẵn sàng cho việc khiếu nại và chuyển cho nhân viên phụ trách AP.
Thu thập hóa đơn điện, gas, nước và viễn thông của tất cả các cơ sở, trích xuất các thành phần về mức sử dụng, đơn giá và phí, và kiểm tra chúng so với biểu giá theo hợp đồng và mức cơ sở trong quá khứ. Các lỗi tính tiền và mức tiêu thụ bất thường được gắn cờ để thu hồi và kiểm soát chi phí.
Phân tích hóa đơn cước vận chuyển hàng hóa và bưu kiện của các hãng vận tải, đối chiếu từng khoản phí vận chuyển với hợp đồng giá cước, phụ phí dịch vụ (accessorial) và đơn đặt chỗ ban đầu, và gắn cờ các khoản tính cước quá mức, hóa đơn trùng lặp và phụ phí không được phép. Các hóa đơn hợp lệ được ghi nhận vào kế toán, còn các khoản tranh chấp được đóng gói để gửi cho hãng vận tải.
Tự động khớp đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn nhà cung cấp ở cấp từng dòng, chấp nhận chênh lệch về số lượng và giá trong các ngưỡng có thể cấu hình. Các bộ chứng từ khớp hoàn toàn được tự động phê duyệt thanh toán, còn các chênh lệch được chuyển cho bộ phận mua hàng kèm đánh dấu chính xác những dòng không khớp.
Tiếp nhận đơn đặt hàng gửi đến dưới dạng PDF, email hoặc EDI và chuyển thành đơn bán hàng có cấu trúc, xác minh SKU, giá và tình trạng còn hàng trước khi tạo đơn trong hệ thống của bạn. Các SKU không khớp hoặc xung đột về giá được giữ lại để nhân viên vận hành bán hàng xem xét.
Số hóa phiếu nhập kho và phiếu giao hàng, trích xuất số lượng đã nhận theo từng dòng, và đối chiếu với các đơn đặt hàng đang mở để đóng hoặc gắn cờ các lần nhận hàng chưa đủ. Các trường hợp giao thiếu và giao thừa được chuyển lên cấp trên kèm bằng chứng hình ảnh.
Quét kho hợp đồng của bạn để trích xuất các điều khoản về gia hạn, thời hạn thông báo và ngày hết hạn, sau đó xây dựng một lịch chủ động báo trước cho người phụ trách về mọi khung thời gian tự động gia hạn và chấm dứt. Các ngày chưa rõ ràng hoặc còn thiếu được chuyển cho người phụ trách xác nhận.
Trích xuất các điều khoản kinh tế và pháp lý chính từ hợp đồng thuê mặt bằng thương mại — tiền thuê cơ bản, mức tăng giá, phí khu vực chung (CAM), quyền chọn, điều khoản đồng thuê (co-tenancy) và các mốc thời gian quan trọng — thành một bản tóm tắt chuẩn hóa cho từng bất động sản. Các bản tóm tắt cấp dữ liệu cho hệ thống kế toán thuê và quản lý danh mục, kèm trích dẫn trang nguồn cho từng trường.
Thu thập giấy chứng nhận bảo hiểm từ nhà cung cấp và nhà thầu phụ, trích xuất loại bảo hiểm, hạn mức và ngày hết hạn, và xác minh chúng theo các yêu cầu trong hợp đồng của bạn. Các giấy chứng nhận không đáp ứng yêu cầu hoặc sắp hết hạn sẽ kích hoạt việc nhắc nhở tự động và tạm giữ về tuân thủ.
Một pipeline có thể cấu hình, số hóa các biểu mẫu viết tay có cấu trúc — phiếu khảo sát, báo cáo hiện trường, phiếu đặt hàng — bằng các mẫu bố cục và nhận dạng chữ viết tay, sau đó xác minh và xuất dữ liệu sang hệ thống của bạn. Các ô có độ tin cậy thấp được xếp hàng để nhân viên nhập liệu nhanh.
Phân tích sao kê ngân hàng và thẻ từ bất kỳ tổ chức nào thành các giao dịch chuẩn hóa, phân loại chúng và đối soát số dư và dòng tiền. Kết quả được đưa vào quy trình kế toán và đối soát của bạn, với các bất thường và khoảng trống được gắn cờ để rà soát (không dùng cho quyết định tín dụng hay đánh giá khả năng chi trả).
Trích xuất thông tin người gửi hàng, người nhận hàng, container, trọng lượng và hàng hóa từ vận đơn ở bất kỳ định dạng nào và xác minh với dữ liệu đặt chỗ và lô hàng. Các sai lệch và trường còn thiếu được chuyển cho bộ phận vận hành trước khi lô hàng được vận chuyển.
Đối chiếu từng dòng của phiếu đóng gói với hóa đơn thương mại và đơn đặt hàng, xác minh số lượng, mô tả và giá trị trên toàn bộ bộ chứng từ thương mại. Các điểm không khớp có thể làm đình trệ thủ tục hải quan hoặc thanh toán được gắn cờ trước khi giao hàng.
Thu nhận chứng từ xác nhận giao hàng có chữ ký và ảnh chụp từ tài xế, trích xuất trạng thái giao hàng, các ngoại lệ và chữ ký, và đối chiếu với các đơn hàng đã xuất. Các lần giao hàng bị hư hỏng hoặc thiếu được gắn cờ và liên kết với đơn hàng để xử lý yêu cầu bồi thường.
Trích xuất và kiểm tra giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật và giấy chứng nhận hợp quy theo lô hàng và danh sách chứng từ theo từng điểm đến do nhóm thương mại của bạn duy trì. Giấy chứng nhận bị thiếu, hết hạn hoặc không khớp sẽ kích hoạt việc tạm giữ và liên hệ nhà cung cấp để nhóm của bạn xử lý.
Lấy số liệu từ hệ thống kế toán và tài liệu nguồn, điền vào mẫu báo cáo kèm phân tích chênh lệch và phần diễn giải, và tạo ra các báo cáo tài chính sẵn sàng trình hội đồng quản trị theo lịch. Các vấn đề về chất lượng dữ liệu và các khoản chênh lệch chưa được giải thích sẽ được đánh dấu trước khi phát hành.
Thu thập dữ liệu bền vững từ hóa đơn tiện ích, hóa đơn mua hàng, hồ sơ nhân sự và tài liệu nhà cung cấp, ánh xạ vào các chỉ số của khung báo cáo, và tập hợp gói dữ liệu nháp được sắp xếp theo chỉ số của khung để trưởng bộ phận bền vững và kiểm toán viên của bạn rà soát. Các điểm dữ liệu bị thiếu và đơn vị không nhất quán được gắn cờ cho người phụ trách.
Thu thập KPI, số liệu tài chính và cập nhật của các phòng ban từ hệ thống và tài liệu được gửi lên, định dạng chúng theo mẫu bộ tài liệu hội đồng quản trị, và tạo ra một bộ tài liệu có quản lý phiên bản, sẵn sàng để phân phối. Các phần nộp muộn hoặc còn thiếu sẽ được tự động nhắc trước hạn chót.
Trích xuất phân loại nguy hại, thành phần, cách xử lý và giới hạn phơi nhiễm từ phiếu an toàn hóa chất vào danh mục hóa chất có cấu trúc, và kiểm tra từng chất theo giới hạn tại cơ sở do nhóm EHS của bạn đặt. Các chất vượt giới hạn và phiếu đã hết hạn được gắn cờ cho bộ phận EHS.
Phân tích giấy chứng nhận phân tích của nhà cung cấp, trích xuất từng chỉ tiêu được kiểm nghiệm và kết quả, và xác minh chúng so với giới hạn thông số kỹ thuật của bạn theo từng vật liệu và lô. Các chỉ tiêu nằm ngoài thông số hoặc bị thiếu sẽ kích hoạt việc tạm giữ chất lượng và thông báo cho nhà cung cấp.
Đọc bản vẽ kỹ thuật để trích xuất siêu dữ liệu khung tên, các lần sửa đổi và danh mục vật tư (BOM), và đối chiếu BOM với danh mục vật tư gốc trong PLM/ERP. Các điểm sai lệch và các lần sửa đổi không được kiểm soát sẽ được đánh dấu cho bộ phận kỹ thuật.
Số hóa phiếu công việc hiện trường, nhật ký hằng ngày và phiếu công việc từ các đội thi công, trích xuất nhân công, thiết bị và vật tư đã sử dụng cho từng công việc, và đối chiếu chúng để lập hóa đơn và theo dõi chi phí. Các phê duyệt còn thiếu và bất thường về số lượng sẽ được đánh dấu trước khi xuất hóa đơn.
Số hóa báo cáo và danh mục kiểm tra về công trình, an toàn và thiết bị, trích xuất các phát hiện, mức độ nghiêm trọng và hình ảnh, và tạo các hạng mục khắc phục được theo dõi trong hệ thống bảo trì. Các lỗi nghiêm trọng sẽ kích hoạt cảnh báo ngay lập tức.
Số hóa hóa đơn dịch vụ xe, phiếu kiểm tra và lệnh sửa chữa, trích xuất công việc đã thực hiện, phụ tùng và chi phí theo từng xe, và xây dựng lịch sử bảo trì theo từng tài sản. Các khoản có thể thu hồi theo bảo hành và các mẫu lỗi lặp lại sẽ được đánh dấu.
Phân tích thông báo chuyển tiền ở mọi định dạng, khớp các khoản thanh toán với hóa đơn chưa thanh toán, áp dụng các khoản khấu trừ và thanh toán thiếu kèm mã lý do, và ghi nhận tiền mặt vào sổ cái kế toán. Các khoản thanh toán không khớp và các khoản khấu trừ không rõ lý do sẽ được chuyển đến nhân viên phụ trách công nợ phải thu.
Thu thập và theo dõi các giấy chứng nhận tuân thủ của nhà cung cấp — về chất lượng, an toàn thực phẩm, đạo đức và môi trường — trích xuất phạm vi và ngày hết hạn, và xác minh so với yêu cầu của bạn theo từng nhà cung cấp và sản phẩm. Các giấy chứng nhận sắp hết hạn hoặc bị thiếu sẽ kích hoạt việc tạm giữ và yêu cầu bổ sung.
Xử lý hồ sơ xin tài trợ và báo cáo của bên nhận tài trợ, trích xuất ngân sách, kết quả và bằng chứng tuân thủ, và xác thực chúng so với điều khoản tài trợ và yêu cầu báo cáo. Các hồ sơ không tuân thủ hoặc chưa đầy đủ sẽ được chuyển đến cán bộ phụ trách chương trình.
Trích xuất nguyên liệu, định lượng và giá từ bảng giá của nhà cung cấp, hóa đơn và phiếu công thức để tính chi phí nguyên liệu và biên lợi nhuận cho từng món trong toàn bộ thực đơn. Các thay đổi về giá và sự sụt giảm biên lợi nhuận sẽ được đánh dấu cho người vận hành.
Số hóa danh mục sản phẩm và bảng thông số kỹ thuật của nhà cung cấp thành các SKU được chuẩn hóa, với thuộc tính, hình ảnh và giá được ánh xạ vào mô hình thông tin sản phẩm của bạn. Các thuộc tính mâu thuẫn và các trường bắt buộc còn thiếu sẽ được đánh dấu cho bộ phận quản lý hàng hóa.
Xử lý hồ sơ trình duyệt và yêu cầu làm rõ thông tin (RFI) trong xây dựng, trích xuất các tham chiếu thông số kỹ thuật, câu hỏi và hành động cần thực hiện, ghi nhận chúng vào hệ thống quản lý dự án và chuyển đến bên chịu trách nhiệm kèm ngày đến hạn. Các hạng mục quá hạn và mâu thuẫn với thông số kỹ thuật sẽ được chuyển cấp xử lý.
Trích xuất phạm vi, giá và tác động đến tiến độ từ các lệnh thay đổi, đối chiếu chúng với hợp đồng và ngân sách, và cập nhật dự báo chi phí dự án. Các thay đổi chưa được phép hoặc làm giảm biên lợi nhuận sẽ được đánh dấu trước khi phê duyệt.
Gửi các mẫu giấy từ bỏ quyền lưu giữ có điều kiện và vô điều kiện đã được luật sư của bạn duyệt, thu thập chúng, và kiểm tra độ đầy đủ của các giấy từ bỏ được nhà thầu phụ và nhà cung cấp gửi lại gắn với từng hồ sơ đề nghị thanh toán, theo dõi mức bao phủ so với số tiền đã trả. Giấy từ bỏ bị thiếu hoặc lỗi sẽ chặn việc giải ngân.
Tóm lược tiền sử bệnh, chẩn đoán, điều trị và kết quả xét nghiệm từ hồ sơ thú y mới nhận và hồ sơ cũ vào hệ thống của phòng khám, ánh xạ sang các bộ thuật ngữ thú y chuẩn hóa. Các hồ sơ mâu thuẫn hoặc chưa đầy đủ sẽ được chuyển đến kỹ thuật viên thú y.
Một quy trình gọn nhẹ số hóa các biểu mẫu đăng ký hội viên, đặt lịch hoặc đăng ký dịch vụ, xác thực các trường bắt buộc và đưa các bản ghi đã được làm sạch vào hệ thống đặt lịch hoặc hệ thống hội viên của bạn. Các biểu mẫu chưa đầy đủ sẽ kích hoạt một bước liên hệ lại đơn giản.
Dành cho chủ hàng và đội vận tải có hợp đồng cước dài với nhiều bảng tuyến, trọng lượng và phụ phí. AI đọc toàn bộ hợp đồng, lập bảng cước gọn gàng, kiểm tra bằng cách tính lại giá các hóa đơn cũ và nạp vào hệ thống vận chuyển của bạn.
Dành cho tập đoàn có nhiều công ty dùng các hệ thống kế toán khác nhau. AI thu thập hóa đơn và các khoản chuyển tiền giữa các công ty, đối chiếu chúng, tính các bút toán loại trừ và chênh lệch tỷ giá cho báo cáo hợp nhất, rồi ghi sổ để kế toán của bạn phê duyệt.
Dành cho nhà cung cấp bị thất thoát tiền khi nhà bán lẻ và nhà phân phối khấu trừ và hưởng chiết khấu. AI đọc các điều khoản chiết khấu, so sánh với lô hàng và yêu cầu thanh toán thực tế, rồi chỉ ra khoản khấu trừ nào đúng và khoản nào nên khiếu nại.
Dành cho chủ thương hiệu nhượng quyền thu phí bản quyền và phí quỹ tiếp thị từ nhiều cơ sở. AI so sánh doanh số mỗi bên nhận quyền báo cáo với dữ liệu máy tính tiền của họ, tính số tiền phải trả và ghi sổ các khoản đã thống nhất, đồng thời đánh dấu chênh lệch để cùng xem xét một cách thiện chí.
Dành cho nhà vận hành điện mặt trời và điện gió bán điện theo hợp đồng dài hạn. AI đọc quy tắc thanh toán trong hợp đồng, so sánh với dữ liệu công tơ thực tế, tính mỗi bên nợ bao nhiêu và ghi các bút toán vào sổ sách của bạn.
Dành cho nhà cung cấp trao đổi đơn hàng EDI, thông báo giao hàng và hóa đơn với nhiều đối tác. AI xử lý các đặc thù riêng của từng đối tác và kiểm tra xem hàng đã đặt, đã giao và đã xuất hóa đơn có khớp nhau không, để bạn phát hiện vấn đề trước khi bị trừ tiền.
Dành cho nhà máy có hàng nghìn bản vẽ đường ống và thiết bị đo. AI tìm từng van, bơm và thiết bị đo trên bản vẽ, đọc thẻ của nó, đối chiếu với hệ thống bảo trì của bạn và liệt kê những gì còn thiếu hoặc khác biệt.
Dành cho nhà sản xuất nhận thay đổi kỹ thuật dưới dạng tài liệu. AI đọc từng lệnh thay đổi, so sánh danh mục linh kiện với dữ liệu trong hệ thống và chuẩn bị chính xác các cập nhật để phê duyệt.
Dành cho văn phòng nhận nhiều thư giấy và fax và phải giữ tài liệu trong mạng của riêng mình. Chúng tôi cài một hệ thống đọc riêng trên máy chủ của bạn để phân loại từng mục, rút các chi tiết chính và lưu vào đúng khách hàng, công việc hoặc thư mục.
Dành cho xưởng gia công và nhà máy nhận hàng chồng chứng chỉ vật liệu và báo cáo kiểm tra. AI đọc từng tài liệu, kể cả chữ ký xác nhận viết tay, đối chiếu các giá trị với tiêu chuẩn vật liệu bạn chỉ định và đưa mọi thứ nằm ngoài phạm vi đến đội chất lượng.
Dành cho công ty sáp nhập hai doanh nghiệp hoặc chuyển sang ERP mới. AI đối chiếu danh sách nhà cung cấp, danh sách mặt hàng và mã tài khoản giữa hệ thống cũ và mới, kiểm thử việc ánh xạ bằng giao dịch thật và đưa cho nhóm của bạn một danh sách sạch để duyệt trước khi chạy chính thức.
Dành cho công ty muốn biết mình thật sự mua gì. AI gắn thẻ mọi dòng đơn hàng và hóa đơn bằng một danh mục mua sắm chuẩn, học từ lịch sử của chính bạn, và ghi thẻ vào hệ thống mua sắm của bạn.
Dành cho tổ chức có các thỏa thuận và hợp đồng thuê dài đầy ngày tháng và nghĩa vụ. AI đọc chúng, liệt kê từng nghĩa vụ kèm ngày đến hạn và người phụ trách, rồi đưa lời nhắc vào quy trình làm việc để không bỏ sót điều gì.
Dành cho chủ cho thuê thương mại phải chia chi phí chung của tòa nhà cho các người thuê mỗi năm. AI đọc phần chia, mức trần và các khoản loại trừ trong từng hợp đồng thuê, tính mỗi người thuê nợ bao nhiêu và ghi vào kế toán bất động sản của bạn.
Dành cho công ty có hóa đơn không phải lúc nào cũng khớp với những gì khách hàng đã ký. AI đọc điều khoản thực tế từ hợp đồng và đối chiếu với số tiền thực sự được tính, đánh dấu các lần tăng giá bị bỏ sót, sai bậc giá và chiết khấu chưa được duyệt.
Dành cho công ty sử dụng nhiều nhà thầu và nhà cung cấp theo dự án. Chúng tôi gom bảng chấm công của nhà thầu, hóa đơn theo mốc và ngân sách vào một giao diện, đánh dấu chi vượt mức, các mốc đã xuất hóa đơn nhưng chưa hoàn thành và nhà thầu vượt giới hạn thời gian làm việc bạn đặt ra.
Dành cho nhà tuyển dụng trả lương cho nhân viên ở nhiều quốc gia qua các nhà cung cấp dịch vụ tính lương khác nhau. Chúng tôi đưa dữ liệu đầu ra của mọi nhà cung cấp về một định dạng và ánh xạ từng khoản, kể cả các khoản khấu trừ bắt buộc tại địa phương, vào đúng mã kế toán.
Dành cho nhóm R&D đọc cả đống bài báo để thu thập các con số. AI rút liều lượng, kết quả và chi tiết nghiên cứu từ những bài báo bạn chọn vào một cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm, kèm liên kết trở lại từng nguồn.
Kỹ thuật viên của bạn chụp ảnh tem nhãn thiết bị; chúng tôi đọc và tự động điền hãng, model, số sê-ri và tuổi thiết bị vào phần mềm quản lý công việc của bạn.
Mỗi tháng, chúng tôi so sánh hợp đồng thuê, sổ tiền thuê và các khoản tiền gửi ngân hàng của bạn theo từng căn, và chỉ ra những chỗ không khớp.
Khi môi giới vận tải gửi email xác nhận cước, chúng tôi đọc và tạo chuyến hàng trong hệ thống điều phối của bạn với các điểm dừng, thời gian và giá cước được điền sẵn.
Chúng tôi sắp xếp tài liệu công ty của bạn thành một phòng dữ liệu bài bản, trích xuất các mốc thời gian và điều khoản quan trọng, và cho bạn biết những gì còn thiếu.
Chúng tôi điền hồ sơ xin giấy phép và hồ sơ gửi công ty điện lực cho từng công trình lắp đặt từ thông tin công việc bạn đã có, và theo dõi tình trạng của từng hồ sơ.
Chúng tôi kiểm tra mọi dòng ghi nhận thời gian theo quy tắc lập hóa đơn của từng khách hàng trước khi hóa đơn được gửi đi, để ít dòng bị từ chối hơn.
Chúng tôi đọc giấy tờ sở hữu và hồ sơ xe của bạn, khớp với xe trong kho theo số VIN, và cho thấy xe nào vẫn còn thiếu giấy tờ.
Mỗi ngày, chúng tôi kiểm tra các trang đấu thầu công, trích xuất yêu cầu của từng hợp đồng và gửi cho bạn những gói thầu phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Chúng tôi theo dõi các thông báo thu hồi sản phẩm công khai và báo cho bạn khi có thông báo khớp với sản phẩm bạn đang bán hoặc đã bán, kèm các đơn hàng bị ảnh hưởng.
Chúng tôi đọc các báo cáo kiểm định của bạn, lưu danh sách mọi thiết bị bạn phụ trách, và đưa lần kiểm tra tiếp theo vào lịch trước khi đến hạn.
Chúng tôi chuyển danh sách linh kiện trong sách hướng dẫn thiết bị của bạn thành danh mục có thể tìm kiếm trong phần mềm quản lý công việc của bạn.
Chúng tôi đọc hợp đồng dịch vụ của khách hàng và, mỗi khi một công việc được đặt lịch hoặc lập hóa đơn, cho thấy những gì được bao gồm và áp dụng tương ứng.
Chúng tôi chuyển các bộ quy tắc vận chuyển của khách hàng bán lẻ thành các bước kiểm tra và nhãn tự động trong kho của bạn để lô hàng đáp ứng quy tắc của họ.
Chúng tôi đọc mô hình thiết kế 3D của công trình, đo các khối lượng bạn cần và gửi sang phần mềm dự toán của bạn.
Chúng tôi đọc tech pack của nhà thiết kế, kiểm tra không thiếu thông tin nào và thiết lập mã mẫu cùng đơn hàng gửi nhà máy trong hệ thống của bạn.
Chúng tôi ghi nhận trọng lượng thực của từng thùng hàng bạn soạn và tự động đưa vào hóa đơn.
Chúng tôi đọc sách hướng dẫn thiết bị của bạn và thiết lập mọi công việc bảo trì được khuyến nghị trong phần mềm bảo trì của bạn.
Chúng tôi theo dõi số phòng khách sạn bạn đã ký hợp đồng giữ, số phòng đã bán, và nhắc bạn trả lại số còn lại trước hạn chót.
Chúng tôi đọc chỉ dẫn kỹ thuật của dự án, liệt kê mọi sản phẩm bạn có thể cung cấp, khớp với danh mục của bạn và khởi tạo báo giá cho bạn.